Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi dibentuk berdasarkan amanat Undang-undang Republik Indonesia No. 14 Tahun 2008 tentang Keterbukan Informasi Publik. Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi yang selanjutnya disingkat PPID adalah pejabat yang bertanggung jawab dalam pengumpulan,pendokumentasian, penyimpanan, pemeliharaan, penyediaan, distribusi, dan pelayanan informasi dan dokumentasi di Lingkungan Pemerintahan Provinsi, yang terdiri dari PPID dan PPID Pelaksana. Dengan keberadaan PPID, maka masyarakat yang akan menyampaikan permohonan informasi lebih mudah dan tidak berbelit karena dilayani lewat satu pintu.

Setiap Badan Publik mempunyai kewajiban dalam menyediakan dan melayani permohonan informasi publik secara cepat, tepat waktu, ekonomis dan dengan cara yang sederhana melalui pembentukan Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi (PPID) di setiap Badan Publik. 

PPID Pemerintah Provinsi Maluku sudah terbentuk sejak 19 Oktober 2017, yang ditandai dengan terbitnya Surat Keputusan Gubernur Maluku Nomor 255 Tahun 2017 Tentang Pembentukan Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi di Lingkungan Pemerintah Provinsi Maluku, yang selanjutnya diubah melalui Surat Keputusan Gubernur Maluku Nomor 317 Tahun 2020 tentang Pengelola Layanan Informasi dan Dokumentasi Pemerintah Provinsi Maluku. Tahun 2023, Pemerintah Provinsi Maluku melakukan pemutakhiran Struktur PPID dengan diterbitkannya Surat Keputusan Gubernur Maluku Nomor 1946 Tahun 2023 Tentang Pembentukan PPID Di Lingkungan Pemerintah Daerah Provinsi Maluku.